בכל בחינה שמתקיימת אונליין, המרצה והמשגיח יכולים לתקשר עם הסטודנטים במספר דרכים.
התקשורת עם הסטודנטים מתבצעת מתוך המוניטור (מודול ניהול בחינת האונליין)
ניווט מהיר
- הודעות לפי סוג משתמש
- מיקום לשונית ההודעות
- תצוגת הודעות לפי סטטוס
- סקירת מסך ההודעות
- תהליך ההתכתבות עם נבחנים
- שימוש בתגובות מוכנות
- הודעות כלליות
- הודעות לפי שאלות (למרצים בלבד)
- הערה לשאלה (למרצים בלבד)
- התכתבות ממסך ההשגחה (משגיחים בלבד)
הודעות לפי סוג משתמש
לנבחנים יש שתי אפשרויות לשליחת הודעות:
- למרצה - עבור שאלות הקשורות בתוכן הבחינה.
- למשגיח - עבור שאלות טכניות או מנהלתיות.
ממשק ההודעות משתנה על פי תפקיד המשתמש איתו התחברתם למערכת.
כלומר, מרצה יוכל לראות את השאלות ששלחו אליו בנוגע לתוכן הבחינה ולא יוכל לצפות בשאלות שנשלחו למשגיח.
משגיח יוכל לראות את השאלות ששלחו אליו בנוגע לעניינים טכניים/מנהלתיים ולא יוכל לצפות בשאלות שנשלחו למרצה.
משתמש מסוג אדמין יוכל לראות הן את הודעות המרצה והן את הודעות המשגיח.
מיקום לשונית ההודעות
כדי להיכנס ללשונית ההודעות ולתקשר עם הסטודנטים המחוברים לבחינה, הכנסו למוניטור הבחינה ולחצו על לשונית הודעות.
אזור ההודעות במוניטור מחולק לשני תחומים:
1. אקדמי - הודעות המיועדות למרצה בלבד.
2. טכני - הודעות המיועדות למשגיח בלבד.
* משתמש אדמין יוכל לצפות בהודעות תחת שני התחומים (כפי שמוצג בתמונה).
תצוגת הודעות לפי סטטוס
תחת כל תחום (אקדמי/טכני), יש סינון של הודעות על פי הסטטוסים הבאים:
1. הכול - צפייה בכל ההודעות.
2. פתוח - צפייה בהודעות שהגיעו מהסטודנטים וטרם נענו וגם לא הוקצו לאף משתמש.
- פנייה שנסגרה תיפתח מחדש על ידי מענה נוסף של הסטודנט.
3. בתהליך - הודעות עוברות לסטטוס זה במידה ו:
- משגיח או מרצה השיבו לפונה ולא סגרו את הפנייה
- ברגע בו הפנייה הוקצתה למשתמש כלשהו (הפנייה תוקצה אוטומטית לעונה הראשון או ניתן להקצותה ידנית למשתמש)
4. הסתיים - צפייה בהודעות שהמענה עליהן נפתר.
סקירת מסך ההודעות
1. חיפוש משתתפים לפי שם פרטי/שם משפחה ע"י הקלדה בשורת החיפוש.
2. סינון תצוגת הודעות לפי הכרטיסים של אותו משתמש בלבד (אותו המשתמש שמחובר בזה הרגע למוניטור) על ידי סימון V לצד "הצג כרטיסים שלי בלבד" .
3. שליחת הודעה לכלל משתתפי הבחינה (ראו פירוט בהמשך).
4. בחירת משתתף ושליחת הודעה פרטית אליו (ראו פירוט בהמשך).
5. הקצאת הכרטיס לטיפול משתמש אחר ע"י לחיצה על אייקון ה-"+" ולאחר מכן בחלונית הנפתחת לחיצה על "הקצה" לצד המשתמש הרלוונטי:
תתאפשר הקצאה רק למשתמש מורשה:
- הודעת מרצה רק למרצים שותפים או אדמין
- הודעת משגיח רק למשגיחים או אדמין
6. סטטוס הכרטיס (ראו פירוט הסטטוסים השונים למעלה).
7. עיגול אדום - סימון לכך שיש לפחות הודעה אחת שטרם נקראה.
תהליך ההתכתבות עם נבחנים
הודעה חדשה
כל הודעה חדשה שנשלחת על ידי הנבחן תגיע לסטטוס "פתוח" ללא הקצאה למשתמש.
רשימת ההודעות
בצד המסך תוצג רשימת הודעות, בה יוצגו פרטים בסיסיים על כל הודעה, כגון- שם הפונה, סוג ההודעה, ותחילת הטקסט.
צפייה בהודעה מלאה וצ'ט עם הנבחנים
בעת לחיצה על הודעה מהרשימה (1), יופיע תוכן ההודעה המלא בצ'אט שבמרכז המסך.
בתחתית המסך נמצא עורך טקסט המאפשר כתיבה ועריכה של תשובות (2).
במקום או בנוסף לכתיבת המענה ניתן להוסיף תגובה מוכנה בלחיצה על הכפתור (3), לשליחת ההודעה יש ללחוץ על כפתור "שליחה" (4)
זרימת עבודה (התחלה, הקצאה וסיום טיפול)
- הודעה חדשה/מענה חדש: כשתקבל הודעה חדשה מנבחן תופיע נקודה אדומה לצדה וכן גם בכותרת הסטטוס ("פתוח" או "בתהליך")
- הקצאה ומעבר סטטוס: כשנשלחת התגובה הראשונה לנבחן, ההודעה עוברת אוטומטית לסטטוס "בתהליך" ומוקצת למשתמש ששלח את התשובה.
- סיום טיפול: כשרוצים לסיים טיפול בהודעה, יש ללחוץ על כפתור "סמן כטופל" או לבחור "הסתיים" בראש ההודעה. הודעות שטופלו יועברו לסטטוס "הסתיים".
אם הנבחן משיב שוב להודעה תחת סטטוס "הסתיים", היא תיפתח מחדש ותעבור לסטטוס "בתהליך".
- שינוי סטטוס הודעה: ניתן בכל עת לשנות את סטטוס ההודעה.
שימו לב ששינוי לסטטוס "פתוח" מבטל את ההקצאה הקיימת למשתמש.
-הקצאת הודעה למשתמש אחר: ניתן להעביר הודעה לטיפול של משתמש אחר. יש ללחוץ על כפתור ההקצאה ולבחור במשתמש הרצוי מתוך הרשימה.
- צפייה בכרטיסים שלי בלבד: כברירת מחדל, יוצגו כלל ההודעות למשתשמים המורשים. ניתן להציג את רק את ההודעות שבטיפולי בלחיצה על "פילטרים"-> "הצג כרטיסים שלי בלבד":
שימו לב כי כרטיסים שאינם מוקצים למשתמש (בסטטוס "פתוח"), יוצגו גם אם תצוגת כרטיסים "שלי בלבד" מסומנת
הצגת לוגים (תיעוד פעולות)
ניתן בכל שלב לצפות בתיעוד הפעולות, כולל תאריך ושעה, על פי הסדר בה הן התבצעו בכל התכתבות; פעולות כגון הקצאה, שינוי סטטוס וכדומה.
כדי להציג את הלוג יש ללחוץ על "הצג לוגים" בתחתית המסך:
* בכל שלב ניתן לבטל את תצוגת הלוגים על ידי לחיצה נוספת על הכפתור.
שימוש בתגובות מוכנות
בלחיצה על כפתור "תגובה מוכנה" בעורך הטקסט, יפתח חלון עם קטגוריות ותחתיהן תשובות מוכנות.
ניתן להוסיף את התגובה המוכנה להודעה באמצעות לחיצה על כפתור "הוסף מענה" 
את התגובה שנוספה ניתן לערוך לפני השליחה.
שימו לב! יצירת ההודעות המוכנות (כולל הקטגוריות) זמינות רק למשתמשים מסוג מנהל המערכת.
למדריך אדמין ליצירת תגובות מוכנות לחצו כאן
הודעות כלליות
הודעות כלליות הן הודעות יזומות של המרצה או המשגיח והן נשלחות לכלל הנבחנים.
אפשרות שליחת הודעה כללית מקובעת, גם למרצה וגם למשגיח, בראש רשימת ההודעות.
כדי לשלוח הודעה זו יש:
1. לעבור לתצוגת "הכול"
2. ללחוץ על "הודעה לכלל המשתתפים"
3. להזין את תוכן ההודעה
4. ללחוץ על "שליחה"
הודעה זו (כמו בכל סוגי ההודעות האחרים) תקפוץ על מסך הבחינה של הסטודנט ותשמר עבורו גם תחת הצ'ט מרצה/משגיח על פי סוג המשתמש ששלח אותה
הודעות לפי שאלות (למרצים בלבד)
סוג הודעות זה יוצג אך ורק לצוות "אקדמי" ולאדמין בלבד.
בעת שליחת ההודעה, יש לנבחנים אפשרות לבחור מתפריט מובנה, את מספר השאלה עבורה ההודעה נשלחת.
בלשונית ההודעות ניתן להציג שאלות אלו, מקובצות על פי מספרי השאלות במבחן על ידי סימון "הודעות לפי שאלות" בתחתית המסך. 
במידה והבחינה מעורבלת, המערכת תציג למרצה את השאלות לפי מספרן בטופס המקורי ולא כפי שהן מופיעות לנבחן,
כאשר נמצאים במצב זה, ניתן לקרוא את השאלות של הנבחנים ולאחר מכן להשיב להם באופן אישי בלחיצה על "צפה בשיחה" לצד השאלה של הסטודנט הספציפי.
(לחצו על התמונה להגדלה)
(1) מספר השאלה או הסעיף בטופס המקור
(2) כמות ההודעות שנשלחו ע"י הסטודנטים ביחס לשאלה.
(3) פרטי ההודעה ופרטי שולח ההודעה
(4) מעבר למסך השיחה המלאה ומתן מענה לסטודנט.
הערה לשאלה (למרצים בלבד)
סוג הודעות זה יוצג אך ורק לצוות "אקדמי" ולאדמין בלבד.
למרצה ניתנת האפשרות להוסיף הערה (כגון הבהרה, חידוד או תיקון) לשאלה מסוימת שתתווסף לתוכן הבחינה תחת השאלה הרלוונטית, ותהיה חשופה לכלל הנבחנים .
כדי להוסיף הערה לשאלה, לחצו על לשונית תצוגה מקדימה של בחינה ואז על כפתור הוסף הערה לשאלה אשר מופיע מעל לכל שאלה:
חלון הוספת הערה ייפתח . הקלידו את ההערה ולחצו על הוסף הערה. ההערה תופיע אצל כל הסטודנטים מעל השאלה הרלוונטית (במידה והמבחן מעורבל ההערה תופיע במיקום הרלוונטי לכל נבחן).
לאחר הוספת ההערה, ניתן לראות אותה בראש השאלה שאליה היא נוספה. כמו כן, ניתן לראות ברשימת השאלות שהתווסף אייקון הודעה לצד כל שאלה שאליה נוספה הערה.
התכתבות ממסך ההשגחה (משגיחים בלבד)
ניתן להתכתב עם נבחנים ישירות ממסך ההשגחה (Proctoring tab), באופן הבא:
- עברו עם העכבר על תצוגת הסטודנט הרלוונטי כך שיוצג סרגל כלי ה
- בסרגל הכלים שיופיע לחצו על אייקון ה"הודעות"
- חלונית צ'ט תפתח בצד המסך ממנה ניתן להתכתב ישירות עם הנבחן.
- ההתכתבות עם הנבחן תתבצע כפי שהיא מתבצעת בלשונית ההודעות. ניתן להשתמש בה בתגובות מוכנות, ובסיום ניתן להעבירה לסטטוס "הסתיים" על ידי לחיצה על כפתור "סמן כטופל"
- ההתכתבות שנחל במסך ה"השגחה" תופיע גם תחת ההתכתבויות במסך ה"הודעות"
ראו הדגמה בסרטון הבא: